شرکت گوگل یکی از شرکت‌های بزرگ و به نام در سراسر جهان است که در سال 2006 سرویسی را به نام Google Apps معرفی کرد. این سرویس جهت معرفی و توسعه نرم افزارهای ارتباطی مورد استفاده قرار می‌گرفت. در سال 2016 شرکت گوگل نام آن را به G Suite یا همان اتوماسیون گوگل تغییر داد. گوگل ورک اسپیس که امروزه بسیاری از افراد با آن سروکار دارند در واقع نسخه جدید اتوماسیون گوگل است. Google Workspace ابزاری بسیار قدرتمند و مقرون به صرفه است که شامل مجموعه‌ای از collaboration tools، ابزارهای administration، ابزارهای ابری و بهره‌وری و... است. این ابزار شامل چندین سرویس جهت برقراری ارتباط با دیگران است که از این سرویس‌ها می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم.
علاوه بر این سرویس‌های گوگل ورک اسپیس شامل ابزارها و امکانات زیر است:
- گوگل کارنتز (Currents) ابزاری مناسب است که برای تعهد شغلی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- گوگل درایو (Drive) جهت ذخیره‌سازی ایمن فایل‌ها استفاده می‌شود.
- گوگل داکس (Google Docs) برای ایجاد محتوا گزینه بسیار مناسبی است و قابلیت‌های زیادی را رد اختیار کاربران قرار می‌دهد. در واقع افراد می‌توانند به جای استفاده از نرم افزارهای مانند ورد از گوگل داکس برای نوشتن محتوای خود استفاده کنند.
لازم به ذکر است که نرم افزارهای موجود در Google Workspace بیشتر برای برقراری ارتباط و تولید محتوا کارایی دارند. به همین دلیل بیشتر افرادی که به این دو ابزار نیاز دارند به سراغ این ابزار می‌روند. به همین دلیل برای انجام کارهای مربوط به امور مالی و حسابداری، پرسنلی یا ارتباط با مشتریان گزینه مناسبی نیست و کارایی خاصی در این زمینه ندارد. در ادامه این مقاله شما را با این ابزار بیشتر آشنا خواهیم کرد پس با ما تا پایان این مقاله همراه باشید.
معرفی ابزارهای گوگل ورک اسپیس
همان‌طور که به آن اشاره کردیم این ابزار شامل چندین نرم افزار و سرویس ارتباطی است که هر کدام از آنها دارای یکسری قابلیت و کارایی هستند. هر کدام از ابزارها برای کاربرد خاصی به کار می‌روند و طرف‌داران بسیار زیادی دارند. از جمله سرویس و ابزارهای ارتباطی گوگل می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم.
سرویس جیمیل
گوگل یکی از بزرگ‌ترین سرویس‌دهنده‌های email در جهان است. جیمیل سرویس ایمیل گوگل در جهان است که کاربران بسیار زیادی دارد. این نرم افزار کاربردی برای دریافت، ارسال و مدیریت ایمیل‌های به کار می‌رود. جیمیل بخشی به نام inbox دارد که برای دریافت ایمیل‌های ورودی از آن استفاده می‌شود. این بخش قابلیت‌ها و ویژگی‌های زیادی دارد. از جمله ویژگی‌های این بخش می‌توانیم به مرتب‌سازی پیام‌ها و ایمیل‌های ورودی به سه بخش Primary ،Social و Promotions اشاره کنیم. در بخش Social و Promotions پیام‌های تبلیغاتی مربوط به شبکه‌های اجتماعی و کمپینگ‌های تبلیغاتی قرار می‌گیرد. سایر پیام‌های دوستانه و کاری در بخش Primary قرار می‌گیرند. با این قابلیت افراد به راحتی می‌توانند صندوق ورودی پیام‌های خود را مدیریت کنند.
گوگل درایو (Google Drive)
گوگل درایو یکی دیگر از نرم افزارهای کاربردی گوگل ورک اسپیس است که به دلیل کاربردهای خوبی که دارد توجه کاربران زیادی را به خود جلب کرده است. Google Drive سرویسی بسیار قوی است که از آن برای ذخیره سازی آنلاین فایل‌ها استفاده می‌شود. به کمک این سرویس افراد می‌توانند هر نوع فایلی را در cloud storage یا همان فضای ذخیره سازی ابری ذخیره کنند و در هر مکان و با هر وسیله‌ای ازجمله موبایل، تبلت، کامپیوتر و.. به آنها دسترسی داشته باشند. گوگل درایو یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های گوگل است که فضای ذخیره سازی 15 گیگابایتی را برای ذخیره آنلاین فایل‌ها رد اختیار کاربران قرار می‌دهد.
تقویم گوگل (Google Calendar)
تقویم گوگل یک تقویم آنلاین برای مدیریت زمان و برنامه‌های کاری است. افراد به کمک این تقویم می‌توانند برنامه‌های خود را به راحتی مدیریت کنند. سیستم یادآوری این تقویم به کاربران کمک می‌کند که هیچ‌کدام از جلسات کاری خود را فراموش نکنند. در واقع این تقویم باعث ایجاد هماهنگی بین کارها می‌شود.
سرویس ویدئوکنفرانس گوگل (Google Meet)
گوگل میت یکی دیگر از ابزارهای کاربردی و قدرتمند Google Workspace به شمار می‌رود که برای برگزاری کنفرانس و جلسات آنلاین مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سرویس بسیار قدرتمند است و به افراد کمک می‌کند تا جلسات آنلاین را با تعداد زیادی شرکت‌کننده برگزار کنند. از جمله ویژگی‌های خوب آن پشتیبانی از تعداد افراد بالا در جلسات آنلاین است. به‌طوری‌که 1 الی 250 نفر می‌توانند به صورت هم‌زمان در جلسات گوگل میت شرکت داشته باشند. این برنامه کاملاً رایگان است و همه افراد به راحتی می‌توانند از آن استفاده کنند. افراد می‌توانند به طور مستقیماً از یک رویداد Calendar یا دعوت‌نامه ارسال شده از طریق email، به جلسات وارد شوند.
برنامه‌های Google Docs ،Sheets و Slides
این مجموعه از برنامه‌ها به افراد این امکان را می‌دهند که از راه دور و به صورت گروهی روی صفحات ارائه، اسناد و صفحات گسترده کار کنند. برای استفاده از این برنامه‌ها افراد می‌توانند از گوشی موبایل یا کامپیوتر استفاده کنند. گوگل داکت برنامه‌ای محبوب و بسیار کاربردی برای آپلود و ذخیره سازی اسناد و فایل‌های رسمی است. علاوه بر از این برنامه می‌توان برای ایجاد یا ویرایش فایل‌ها نیز استفاده کرد.
قابلیت‌ها و ویژگی‌های Google Workspace
علاوه بر سرویس‌های گوگل ورک اسپیس که معرفی کردیم این ابزار ویژگی‌ها و قابلیت‌های دیگری نیز دارد که به افراد کمک می‌کند که برای مدیریت راحت‌تر کارهای خود از آنها استفاده کنند. از جمله ویژگی‌های دیگر این ابزار می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم.
Google Chat
گوگل چت یکی از قابلیت‌های خوب گوگل است که یک فضای کاری گروهی را برای افراد ایجاد می‌کند. افراد در این فضا می‌توانند به صورت گروهی یا انفرادی چت کنند. چت گوگل به‌صورت رایگان در تمام برنامه‌های گوگل در دسترس است.
Google Forms
گوگل فرم همان‌طور که از نام آن پیدا است ابزاری برای جمع‌آوری اطلاعات از افراد است. این قابلیت گوگل به افراد کمک می‌کند که به صورت آنلاین اطلاعات افراد را به صورت یک فرم جمع‌آوری کنند. بیشتر ما از این قابلیت بارها برای ثبت‌نام در یک سایت استفاده کرده‌ایم.
Endpoint Management
افرادی که نگران سرقت اطلاعات و اسنادشان توسط دیگران هستند می‌توانند از این قابلیت گوگل استفاده کنند. افراد می‌توانند به عنوان ادمین از این ابزار استفاده کنند و داده‌های خود را از راه دور پاک‌سازی کنند.
Cloud Search یا جستجوی ابری
افرادی می‌توانند از جستجوی ابری برای پیدا کردن اسناد یا اطلاعات شخص یا هر چیز دیگری در برنامه‌های گوگل ورک اسپیس استفاده کنند.
Vault
Vault به کاربران این امکان را می‌دهد که ایمیل‌ها، فایل‌های ذخیره شده در گوگل درایو، چت‌های ضبط شده و... را مدیریت، جستجو و نگه‌داری کنند.
خلاصه
به طور کلی می‌توانیم بگوییم که گوگل ورک اسپیس ابزاری بسیار قدرتمند و کاربردی شامل مجموعه‌ای از collaboration tools، ابزارهای administration، ابزارهای ابری و بهره‌وری و... است. این ابزار شامل سرویس‌های ارتباطی متنوعی است که به افراد کمک می‌کند که بسیاری از کارها را به صورت گروهی انجام دهند. از جمله قابلیت‌های خوب این ابزار می‌توانیم به برگزاری جلسات آنلاین، ذخیره سازی فایل‌ها در فضای ابری، ذخیره سازی و مدیریت فایل‌ها و اسناد به صورت گروهی و.. اشاره کنیم.
سؤالات متداول
گوگل ورک اسپیس رایگان است یا پولی؟
لازم به ذکر است که برنامه‌های Google Workspace تنها برای یک دوره آزمایشی 14 روزه رایگان هستند.
آیا گوگل درایو امن است؟
گوگل در زمان آپلود یا دانلود فایل‌های ذخیره شده در برنامه گوگل درایو از رمزگذاری بسیار قوی استفاده می‌کند. به همین دلیل می‌توانیم بگوییم که امنیت فایل‌های ذخیره شده در گوگل درایو بسیار بالا است.
ظرفیت تعداد شرکت‌کنندگان در جلسات گوگل میت چقدر است؟
افراد می‌توانند به کمک گوگل میت جلسات یا کنفرانس‌های آنلاین برگزار کنند. حداکثر ظرفیت ورود افراد به جلسات گوگل میت 500 نفر است.
برای برگزاری جلسات آنلاین گوگل میت بهتر است یا زوم؟
تماس‌های گوگل میت به صورت سرتاسری رمزگذاری می‌شوند در صورتی که زوم از این قابلیت استفاده نمی‌کند. به همین دلیل امینت اطلاعات در گوگل میت به مراتب بالاتر از زوم است.
