آموزش راه اندازی outlook

یکی از ویژگی های هر مدیر خوب و کارآمدی، استفاده او از ابزارهای مهم مدیریتی است که به او کمک می‌کند تا لیست وظایف روزانه، قرار ملاقات‌ها، رویدادها و ایمیل‌ها را ثبت و مدیریت کند. این کار به باعث نظم دادن به بیزینس می‌شود. مجموعه برنامه‌های آفیس "Office" از شرکت مایکروسافت "Microsoft" که شامل پردازشگر اسناد متنی ورد "Word" ، صفحه گسترده‌ اکسل "Excel" ، ساخت صفحات کنفراس پاورپوینت "PowerPoint" ، برنامه مدیریت داده‌ها و ایمیل‌ها اوت‌لوک "Outlook" و دیگر نرم‌افزارهای اداری است که می‌تواند به مدیریت و نظم دادن وظایف و اطلاعات کمک شایانی کند. در میان این مجموعه، برنامه‌ Outlook Application گزینه‌ مناسبی برای مدیریت وظایف و یادداشت‌ها و ایمیل‌ها به صورت حرفه‌ای است و می‌توانند کار دستیار را برای مدیریت انجام دهد.

 

Outlook چیست؟

مایکروسافت آوت‌لوک Outlook یک نرم‌افزار کاربردی برای مدیریت ایمیل و اطلاعات، از مجموعه برنامه‌های آفیس (Microsoft Office Software) است که توسط شرکت مایکروسافت (Microsoft) توسعه داده شده است. این برنامه به کاربران اجازه می‌دهد تا ایمیل‌های خود را مدیریت کنند، تقویم، وظایف و جلسات را برنامه ریزی کنند و با دستگاه‌های دیگر به صورت همزمان هماهنگ شوند. Microsoft Outlook در حال حاضر در نسخه‌های ویندوز، مک، iOS و اندروید در دسترس است. این برنامه به کمک پروتکل Mail قابلیت اتصال به ایمیل‌های مختلف را دارد و کافی است اطلاعات سرور ایمیل مورد نظر را بر روی آن تنظیم کنید. همچنین می‌توانید آن را به سرور ایمیل شخصی یا وب سایت خود هم متصل کنید. در این مقاله قصد داریم تا نحوه‌ استفاده از این برنامه‌ کاربردی را به شما آموزش دهیم در ادامه همراه ما باشید.

 

چگونه بر روی ویندوز برنامه Outlook را نصب کنیم؟

Outlook در بسته‌ مجموعه نرم‌افزار Microsoft Office قرار دارد؛ بنابراین برای نصب Outlook در سیستم‌عامل ویندوز، ابتدا باید این بسته را دانلود کنید. مجموعه آفیس دارای دو نسخه‌ رسمی و غیر رسمی است. در نسخه‌ رسمی به صورت خودکار همه‌ مجموعه نصب می‌شود؛ اما در نسخه‌ غیر رسمی شما می‌توانید برنامه‌های مورد نظر خود را برای نصب انتخاب کنید. البته Outlook را به صورتی تکی از سایت‌های دیگر به صورت غیر رسمی دانلود کنید. یکی از دلایلی که برنامه Outlook همراه با مجموعه آفیس نصب می‌شود، ارتباط بین Outlook و دیگر برنامه‌های آفیس است. از آنجا که Outlook یک برنامه مدیریت وظایف همه کاره است، می‌تواند بر اطلاعات شخصی هم مدیریت داشته باشد؛ از این رو Outlook با هدف هماهنگی و یکپارچه سازی وظایف و داده‌ها در مجموعه آفیس، به همراه این مجموعه عرضه می‌شود. اگر فقط و تنها قصد مدیریت ایمیل‌ها را دارید و از سیستم عامل ویندوز 10 به بالا استفاده می‌کنید، بهتر است که از نرم‌افزار Mail که درون این نسخه از ویندوز تعبیه شده استفاده کنید؛ اینگونه دیگر نیاز به نصب نرم‌افزار اضافی و سنگین کردن ویندوز نخواهید داشت.

 

 

فرق نسخه‌ رسمی و غیر رسمی مایکروسافت آفیس چیست؟

شرکت مایکروسافت هر چند سال یکبار یک نسخه‌ کاملاً رسمی از مجموعه آفیس را منتشر می‌کند که قبلاً در قالب دیسک‌های CD و DVD هم عرضه می‌شد. اما مایکروسافت به غیر از این، تقریباً هر ماه بخشی از مجموعه برنامه‌های آفیس را بروزرسانی می‌کند. گاهی این بروز رسانی‌ها از نسخه‌ رسمی فاصله می‌گیرد و توسعه دهندگان غیر رسمی مجموعه آفیس را همراه با بروزرسانی‌هایش در قالب یک پکیج تازه منتشر می‌کنند که به این نسخه‌ بروز شده، نسخه‌ غیر رسمی آفیس می‌گویند.

 

نحوه استفاده از Outlook چگونه است؟

زمانی که برای اولین بار یکی از برنامه‌های آفیس را باز می‌کنیم، با صفحه‌ قبول قوانین لایسنس مواجه می‌شویم. با کلیک کردن بر روی دکمه‌ Accept وارد صفحه توضیحات حریم شخصی می‌شویم که با کلیک بر روی دکمه‌ Close این پنجره بسته می‌شود.

وقتی برای بار اول برنامه Outlook را باز می‌کنیم، از ما درخواست می‌شود تا ایمیل خود را در کادر "Email Address" وارد کنیم. Outlook با سرویس‌های ایمیل معروف مانند Gmail ، Yahoo و 

سازگاری کامل دارد و بدون نیاز به تنظیمات سرور می‌توانید به راحتی به آنها متصل شوید. برای مثال وقتی ایمیل گوگل را وارد می‌کنید، پنجره‌ ورود به حساب‌های گوگل را برای تأیید باز می‌کند.

و یا زمانی که ایمیل Microsoft Outlook را وارد می‌کنید، پنجره‌ ورود به حساب‌های مایکروسافت را برای تأیید باز می‌کند.

در صورتی که از سرور دیگری برای ورود به ایمیل خود استفاده می‌کنید، می‌توانید گزینه‌ Advanced Options را کلیک کنید و تیک گزینه‌ Let me set up my account manually را پر کنید و سپس بر روی دکمه ‌Connect کلیک کنید تا فرم کانفیگ سرور نمایش داده شود. در این پنجره به صورت پیشفرض برای سرویس‌های گوگل، یاهو و حساب‌های مایکروسافت مانند Live، کانفیگ وجود دارد. اما اگر بخواهید سرور ایمیل خود را به Outlook متصل کنید، کافی است یکی از دو روش POP و یا IMAP را انتخاب کنید و اطلاعات سرور را بر روی آن کانفیگ کنید.

 

فرق پروتکل IMAP با POP در چیست؟

در پروتکل POP3 (Post Office Protocol) ، محتوای صندوق ایمیل بر روی کامپیوتر دانلود می‌شود و همزمان با سرور اطلاعات همگام (Sync) می‌شود. اما در پروتکل IMAP (Internet Message Access Protocol) فقط لیستی از محتوای صندوق ایمیل نمایش داده می‌شود و در واقع صندوق ایمیل از راه دور کنترل می‌شود و هر عملیاتی که بر روی لیست انجام دهیم، روی سرویس ایمیل هم اعمال می‌شود؛ درست مانند این است که ایمیل را با مرورگر باز کرده باشیم. توصیه می‌شود که از روش IMAP برای اتصال به سرور شخصی استفاده شود؛ زیرا در این روش نیازی به دانلود خودکار ایمیل‌ها نیست و هر زمان که نیاز باشد ایمیل‌ها بررسی و کنترل می‌شوند.

 

چگونه ایمیل خود را به Outlook متصل کنیم؟

برای متصل کردن ایمیل خود به Outlook مراحل زیر را دنبال کنید:

 

دریافت اطلاعات ایمیل در cPanel

• ابتدا وارد کنترل پنل cPanel شوید.
•  در کادر Email وارد صفحه‌ی Email Accounts شوید.

• در صورتی که هنوز در سرور ایمیلی ایجاد نکرده‌اید، می‌توانید با کلیک بر روی دکمه ‌Create یک ایمیل جدید ایجاد کنید.

 

• در لیست ایمیل‌های موجود، در ردیف ایمیل مورد نظر، بر روی گزینه‌ CONNECT DEVICE کلیک کنید.

• در صفحه‌ بعد اطلاعات کانفیگ سرور ایمیل به ما نمایش داده می‌شود. این اطلاعات شامل آدرس IP سرور و پورت‌های ایمیل‌های وروردی (Incoming mail) و ایمیل‌های ارسالی (Outgoing mail) است.

• در این پنجره دو بخش برای تنظیم ایمیل‌های ورودی (Incoming mail) و ایمیل‌های ارسالی (Outgoing mail) وجود دارد. در بخش تنظیمات Incoming mail در فیلد Server آدرس IP سرور ایمیل و یا دامنه را وارد کنید و در فیلد Port شماره پورت آن را وارد کنید. در بخش تنظیمات Outgoing mail هم به همین صورت اطلاعات مربوط به آن را در فیلد Server و Port وارد کنید و در آخر Encryption Mode را بر روی SSL/TLS قرار دهید و بر روی دکمه‌ Next کلیک کنید.
• در صفحه‌ بعد در فیلد Password کلمه عبور را وارد کنید و بر روی دکمه‌ Connect کلیک کنید تا ایمیل به Outlook متصل شود.

• در صفحه‌ بعد در صورتی که همه اطلاعات درست وارد شده باشد، به شما پیام "Account successfully added" را نمایش می‌دهد که به معنی افزوده شدن ایمیل شما با موفقیت است. در این صفحه بر روی دکمه‌ Done کلیک کنید تا وارد صفحه‌ اصلی Outlook شوید.

• در نهایت Outlook با ایمیل شما باز می‌شود و وارد صفحه‌ای مانند نمونه زیر می‌شوید:

 

افزودن ایمیل های بیشتر به Outlook

تا اینجا توانستید برنامه‌ Outlook را با یک ایمیل راه اندازی کنید. اما ممکن است شما بیشتر از یک ایمیل داشته باشید و برای امور مختلف ایمیل‌های مختلف ایجاد کرده باشید؛ برای مثال یک ایمیل مربوط به امور شخصی شما است و یک ایمیل مربوط به پشتیبانی فروشگاه شما است و این‌ها از هم تفکیک هستند. حالا اگر بخواهید ایمیل‌های بیشتری را به آن اضافه کنید، باید مراحل زیر را انجام دهید:

1. از نوار منو، بر روی گزینه‌ File کلیک کنید.
2. در صفحه‌ای که باز می‌شود، بر روی Add Account کلیک کنید.
3. پنجره‌ افزودن ایمیل دوباره باز می‌شود. بنابراین مراحلی که برای راه اندازی Outlook انجام دادید، دوباره عیناً برای ایمیل جدید تکرار کنید.
   ایمیل دوم خود را وارد کنید و بر روی دکمه‌ Connect کلیک کنید.

 

معرفی بخش های مختلف Outlook

در این پاراگراف برای آشنایی بیشتر با Outlook بخش‌های مختلف آن را به صورت خلاصه معرفی می‌کنیم:

1. نوار عنوان "Title Bar" : این نوار که قبلاً عنوان Outlook در آن قرار داشت، حالا به جای عنوان ابزارهای بیشتری را در خود جای داده و بیشتر از یک نوار عنوان عمل می‌کند. معمولاً در این نوار در برنامه‌های مختلف دکمه‌های بستن "Close" ، بزرگ کردن "Maximiza" ، مخفی کردن "Minimiza" قرار دارد. اما در برنامه Outlook نوار جستجو "Search" ، منوی دسترسی سریع "Quick Access" ، بازگشت به وضعیت قبل "Undo" ، بارگذاری آخرین وضعیت "Send / Receive" و نوع نمایش نوار ابزارها "Ribbon Display Options" قرار دارد.
2. نوار فهرست منو "Menu Bar": در این نوار منوهای دسترسی به ابزارهای نوار ابزار قرار دارد و ابزارهای برنامه را بر اساس منو تغییر می‌دهد.
3. نوار ابزار "Tool Bar" : در این نوار ابزارهای مختلف قرار دارد که بر اساس منوها و بخش‌های مختلف Outlook تغییر می‌کند.
4. در سمت چپ برنامه، ستون دسترسی به اطلاعات قرار دارد و در زیر این ستون، دکمه‌های تغییر عملکرد Outlook را می‌بینید. این کلیدها می‌توانند عملکرد Outlook را به ایمیل "Email" ، تقویم "Calendar" ، لیست مخاطب‌ها "Contacts"، لیست انجام وظایف "Task - To Do" و موارد بیشتر شامل میانبرها "Shortcuts" ، پوشه‌ها "Folders" و یادداشت‌ها "Notes" تغییر حالت دهد.
5. ستون دسترسی به اطلاعات : در این ستون بر اساس عملکرد Outlook تغییر می‌کند.
   5.1 - وقتی عملکرد Outlook بر اساس ایمیل باشد، این ستون بخش‌های مختلف صندوق پستی ایمیل را نمایش می‌دهد که شامل ایمیل‌های دریافتی "Inbox" ، ایمیل‌های آماده ارسال "Drafts" ، ایمیل‌های ارسال شده "Sent Items" ، ایمیل‌های حذف شده از بخش دریافتی "Deleted Items" ، ایمیل‌های آرشیو شده "Archive" ، ایمیل‌های هرزنامه "Junk Email - Spam" ، ایمیل‌های ارسال شده "Outbox" ، خوراک‌های آراس‌اس "RSS Feeds" و پوشه‌های جستجو "Search Folders" می‌شود.
   5.2 - وقتی عملکرد Outlook بر اساس تقویم باشد، این ستون تقویم میلادی را نشان خواهد داد و با کلیک کردن بر روی هر روز، لیست کارها و رویدادها در بخش نمایش اطلاعات، نمایش داده می‌شود.
   5.3 - وقتی عملکرد Outlook بر اساس مخاطب‌ها باشد، این ستون پوشه‌های مخاطب‌ها را نشان می‌دهد که با کلیک بر روی هر پوشه، مخاطب‌های آن پوشه در ستون وسط برنامه نمایش داده می‌شود.
   5.4 - وقتی عملکرد Outlook بر اساس لیست انجام وظایف باشد، این ستون پوشه‌های وظایف را نشان می‌دهد که با کلیک بر روی هر پوشه، وظایف آن پوشه در ستون وسط برنامه نمایش داده می‌شود.
   5.5 - وقتی عملکرد Outlook بر اساس میانبرها باشد، لیست میانبر بخش‌های دیگر که به آن اضافه شده را نمایش می‌دهد؛ برای مثال اگر یک ایمیل خاص را وارد این لیست کرده باشید و یا یک یادداشت خاص و یا یک وظیفه خاص، همه آنها در این لیست در دسترس خواهند بود. در واقع این لیست شبیه به یک لیست موارد مورد علاقه "Favorite List" است.
   5.6 - وقتی عملکرد Outlook بر اساس پوشه‌ها باشد، هر پوشه‌ای که در بخش‌های ایمیل، مخاطب‌ها، تقویم و وظایف قرار داده باشید، در این بخش در دسترس خواهد بود. با کلیک بر روی هر پوشه، در ستون وسط برنامه، لیست موارد آن پوشه نمایش داده می‌شود.
   5.7 - وقتی عملکرد Outlook بر اساس یادداشت‌ها باشد، پوشه‌های یادداشت‌ها نمایش داده می‌شود که با کلیک بر روی هر کدام از پوشه‌ها در ستون مرکزی لیست یادداشت‌های آن پوشه نمایش داده می‌شود و با دابل کلیک بر روی هر یادداشت نمایش داده می‌شود.

 

چگونه ایمیل های ارسال شده در Outlook را حذف کنیم؟

ایمیل‌های ارسال شده از سرور گیرنده حذف نمی‌شود، مگر این که خود گیرنده آن را حذف کند. اما اگر شما بخواهید ایمیل‌های ارسال شده را از بخش ارسال شده‌ها در صندق پستی خود پاک کنید، باید مراحل زیر را دنبال کنید:

1. 1. Outlook را بر روی عملکرد ایمیل قرار دهید.
2. 2. در ستون سمت سمت چپ پوشه‌ "Sent Items" را کلیک کنید تا در ستون وسط، لیست ایمیل‌های ارسال شده، نمایان شود.
3. 3. در این لیست ایمیل ارسال شده مورد نظر خود را پیدا و بر روی آن کلیک کنید.
4. 4. در نوار ابزار بر روی دکمه‌ سطل زباله کلیک کنید تا ایمیل انتخاب شده از لیست ارسالی‌ها حذف شود. همچنین با راست کلیک بر روی ایمیل ارسال شده و انتخاب گزینه‌ "Delete" هم می‌توانید ایمیل ارسال شده را حذف کنید.

 

چگونه حساب Outlook بسازیم؟

شرکت مایکروسافت یک حساب کاربری کلی به نام Live را به کاربران خود ارائه می‌دهد که در هر کدام از سرویس‌هایش با یک نام شناخته می‌شود. سرویس Outlook در واقع همان سرویس ایمیل مایکروسافت است که با ایجاد این حساب در بستر Live می‌توانید، از سرویس‌های دیگر مایکروسافت مانند Skype و OneDrive هم استفاده کنید. برای ساختن حساب Outlook یا همان Live، مراحل زیر را دنبال کنید:

• از مرورگر وارد آدرس "https://outlook.live.com/owa" شوید و در این صفحه بر روی دکمه‌ "Create free account" کلیک کنید.

• در صفحه‌ بعد فرم ثبت نام ایمیل جدید ظاهر می‌شود. در این فرو در فیلد "New Email" نام کاربری مورد نظر خود را وارد کنید. در صورتی که نام کاربری که انتخاب کرده‌اید قبلاً توسط شخص دیگری ثبت شده باشد، با پیام خطای "Someone already has this email address. Try another name or claim one of these that's available" مواجه خواهید شد.

• از منوی کنار فیلد نام کاربری، نام دامنه ایمیل خود را از میان دو نام "outlook.com" و "hotmail.com" انتخاب کنید و بر روی دکمه‌ Next کلیک کنید. این نام دامنه فرقی در سرویس دهی ایجاد نمی‌کند و صرفاً یک پسوند ایمیل است.
• در فرم بعدی در فیلد "Create password" یک رمز عبور قوی برای این حساب وارد کنید. با پر کردن تیک گزینه‌"Show password" می‌توانید پسوردی که وارد کرده‌اید را مشاهده کنید. سپس بر روی دکمه Next کلیک کنید.

• در فیلد "First Name" نام کوچک و در فیلد "Last Name" نام خانوادگی خود را وارد کنید و بر روی دکمه Next کلیک کنید.

• در مرحله‌ آخر یک کپتچای ضد ربات به شما نمایش داده می‌شود که باید آن را در فیلد ورودی زیر آن وارد کنید. در آخر بر روی کمه‌ Next کلیک کنید تا حساب Outlook شما ایجاد شود.

• پس از این که حساب Outlook شما ایجاد شد، شما به برنامه مدیریت ایمیل تحت وب Outlook منتقل می‌شوید. اولین بار کادر خوش‌آمد گویی به شما نمایش داده می‌شود که می‌توانید آن را مطالعه کنید و یا از آن خارج شوید و سپس صفحه‌ مدیریت ایمیل Outlook برای شما نمایان خواهد شد.

• در آخر می‌توانید حساب Outlook خود را به برنامه Outlook در ویندوز متصل کنید.

 

سخن پایانی

وقتی با نام Outlook مواجه می‌شوید، باید در نظر داشته باشید که Outlook هم نام سرویس ایمیل شرکت مایکروسافت است و هم نام نرم‌افزار مدیریت ایمیل و وظایف در مجموعه نرم‌افزارهای آفیس است. زمانی که از یک برنامه مدیریت ایمیل و وظیفه مانند Outlook استفاده می‌کنید، دسترسی بسیار سریعتری به ایمیل خود خواهید داشت و همزمان می‌توانید کارهای مهم مرتبط با ایمیل‌های خود را هماهنگ کنید. اگرچه گوگل سعی دارد که همین نرم‌افزار را به صورت ابری پیاده سازی کند، اما وجود برنامه‌ مستقل راهی سریعتر از استفاده برنامه‌های ابری را فراهم می‌کند. البته انتخاب شیوه‌ استفاده از ایمیل، با توجه به نیاز کاربر سلیقه‌ای است. در این آموزش اوت‌لوک سعی داشتیم تا هر آنچه که برای راه‌اندازی و استفاده از آن لازم است را بازگو کنیم و امیداواریم که این آموزش برای شما مفید واقع شده باشد.