نحوه ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل

با توجه پیشرفت تکنولوژی و افزایش استفاده افراد از شبکه‌های اجتماعی، بسیاری از وب‌مستران برای پشتیبانی از محصولات و یا خدماتی که ارائه می‌دهند، از طریق شبکه‌های اجتماعی با مشتریان خود ارتباط برقرار می‌کنند. با این حال، پشتیبانی از طریق ایمیل هنوز به قدرت سابق باقی‌ است.

از طرفی، پاسخگویی به تمام ایمیل‌های دریافتی از کاربران امری زمان‌بر و دشوار است و به اپراتورهای زیادی نیاز دارد. امروز در آذرآنلاین نحوه ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل به صورت کامل آموزش خواهیم داد. در این آموزش به بررسی موارد زیر خواهیم پرداخت:

• پاسخگویی خودکار به ایمیل چیست؟
• آموزش نحوه ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل
• ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها از طریق Autoresponders در سی پنل
• ویژگی‌های ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل

پاسخگویی خودکار به ایمیل چیست؟

حتما برای شما هم پیش آمده است که هنگام مدیریت کسب و کار اینترنتی خود، از طریق ایمیل با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید. بسیاری از این مشتریان، سوالات، انتقادات و پیشنهادات خود را از طریق ایمیل با شما در میان می‌گذارند.

پشتیبانی از طریق ایمیل از قدیم تا کنون یکی از راه‌های افزایش ارتباط با کاربران وب سایت بوده است. برخی از کاربران، هنوز هم پشتیبانی از ایمیل را بیشتر از چت کردن در شبکه‌های مجازی برای بیان سوالات خود می‌پسندند.

شاید برخی از افراد از نحوه پاسخگویی خودکار به ایمیل‎ها خبر نداشته باشند، یا حتی ندانند پاسخگویی خودکار به ایمیل چیست؟

پاسخگویی خودکار به ایمیل، همان پاسخ خودکاری که در ازای دریافت هر ایمیل به فرستنده ایمیل ارسال می‌شود. شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد که به محض ارسال ایمیلی به فرد، شرکت و یا سازمانی، ایمیلی با مضمون تشکر از برقراری ارتباط دریافت می‌کنید. شرکت‌ها، سازمان‌ها و یا افرادی که مشتریان و کاربران زیادی دارند، اساسی‌ترین نوع برقراری ارتباط با مشتریان خود را بر پایه پست الکترونیکی قرار دادند.

از آنجائی که حجم کاری این شرکت‌ها زیاد است، پاسخگویی به ایمیل مشتریان در لحظه کاری دشوار و تقریبا غیرممکن خواهد بود. در این شرایط هاست سی پنل به کمک آن ها می‌آید و از طریق امکان پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها از حجم کاری آن‌ها می‌کاهد. در ادامه، ابتدا آموزش نحوه ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل را به صورت کامل شرح می‌دهیم و سپس کاربرد پاسخگویی خودکار به ایمیل را خواهیم گفت.

آموزش نحوه ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل

نحوه ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل بسیار ساده است و نیاز به تخصصی ندارد. برای ساخت سیستم پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در سی پنل، کنترل پنل هاست ابزاری با نام Autoresponders در اختیار وبمستران قرار داده است.

  با توجه به آموزش نحوه ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل ها در هاست سی پنل در آذرآنلاین، در کمتر از 5 دقیقه قادر هستید، سیستم پاسخگویی خودکار در سی پنل را راه‌اندازی کنید. مراحل به ترتیب و با جزئیات خدمت شما توضیح داده خواهد شد.

آموزش ساخت اکانت ایمیل برای سایت در سی پنل

قبل از هر چیز، برای ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل، باید یک اکانت ایمیل در هاست سی پنل مربوط به وب سایت خود ایجاد کنید. ابتدا از طریق صفحه ورود به هاست، وارد پنل کاربری سی پنل خود شوید.

در منو Email ، گزینه Email Accounts را انتخاب کرده تا وارد ساخت ایمیل برای وب سایت خود شوید.

در سربرگ Add Email Account  اکانت دلخواه خود را با پسوند سایت خود ایجاد کنید:

• Email : نام ایمیلی که می‌خواهید برای سایت خود ایجاد کنید را وارد کنید. برای مثال info را وارد فیلد کنید. همانطوری که مشاهده می‌کنید، روبه‌روی این فیلد، نام دامنه شما ثبت شده است.
• Password: در قسمت پسورد، یک پسورد امن حداقل 8 حرفی که شامل عدد، حروف کوچک و بزرگ، نشانه و علامت باشد را انتخاب کنید. در فیلد بعدی یعنی Password (Again) ، پسورد را تکرار کنید.
• Mailbox Quota: در این قسمت، حداکثر میزان حافظه برای ایمیل خود را انتخاب کنید. برای مثال اگر عدد 512 را وارد کنید، به ایمیل خود ( inbox و Sent Box ) 512 مگابایت را اختصاص داده‌اید.
• سپس دکمه Create account را کلیک کنید تا ایمیل مخصوص سایت شما ساخته شود.

در سربرگ Email accounts ، قادر خواهید بود لیست ایمیل‌هایی که از قبل ساخته شده‌اند را مشاهده کنید. همچنین برای مدیریت اکانت ایمیل مانند تغییر آدرس، تغییر پسورد، اتصال به سایر دستگاه‌ها (مانند دستگاه های هوشمند تلفن همراه)، تغییر فضای مجاز برای ایمیل و غیره از این صفحه اقدام نمایید.

حال به سراغ آموزش نحوه ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل برمی‌گردیم.

ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها از طریق Autoresponders  در سی پنل

به قسمت اصلی پنل کاربری سی پنل برگشته و از منوی Email  به قسمت Autoresponders بروید. در این صفحه، صفر تا صد ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل انجام می‌شود.

روی دکمه Add Autoresponder کلیک کنید تا وارد صفحه تنظیمات ایمیل خودکار شوید. در این صفحه، تمام فیلدها باید پر شوند. در ابتدا شاید این فیلدها گمراه کننده و گیج کننده باشند؛ اما با خواندن توضیحات زیر، همه چیز واضح می‌شود:

• Character Set: در این بخش، یونیکد مورد نظر برای ارسال متن ایمیل را مشخص می‌کنیم. از آنجایی‌که یونیکد utf8 به خوبی با زبان فارسی و انگلیسی سازگار است و این زبان‌ها را پشتیبانی می‌کند، این گزینه را روی utf8 قرار داده و سراغ قسمت بعدی می‌رویم.
• Interval: در این بخش، عددی را وارد می‌کنیم تا به سیستم پاسخگویی خودکار ایمیل سی پنل دستور دهیم که اگر از یک ایمیل مشخص، در بازه زمانی N ساعت بیش از یک ایمیل دریافت شد، تنها برای بار اول به آن ایمیل پاسخ دهد و تا مدت زمان تعیین شده، دیگر پاسخی در قبال دریافت پست الکترونی از همان ایمیل ارسال نکند.

برای مثال فردی از ایمیل [email protected] ساعت 13:00 برای ما ایمیل ارسال کرده است. سیستم به صورت اتوماتیک پاسخ این ایمیل را خواهد داد. اگر دوباره همان فرد از ایمیل [email protected] در ساعت 13:35 دقیقه ایمیل ارسال کرد، سیستم ایمیل وی را نادیده می‌گیرد و به آن پاسخی نمی‌دهد. لازم به ذکر است این عدد بر مبنای ساعت تنظیم شده است.

• در این بخش باید آدرس ایمیلی که می‌خواهیم پاسخگویی خودکار ایمیل از طریق آن انجام شود را وارد کنید. ما در مرحله قبلی یک اکانت ایمیل برای وب سایت خود با نام [email protected] ایجاد کردیم.

حال میخواهیم از این ایمیل برای پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل استفاده کنید. در این قسمت پیشوند ایمیل ساخته شده یعنی کلمه info را  می‌نویسیم تا از این پس پاسخ ایمیل کاربران از آدرس [email protected] برای آن‌ها ارسال شود.

• Domain: در این قسمت، پسوند ایمیل که نام سایت ما هست را می‌نویسیم. برای مثال، در فیلد Domain، عبارت com را می‌نویسیم که در مجموع ایمیل [email protected] ساخته شود.
• From: در این قسمت، یک نام دلخواه نوشته تا پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها با این نام انجام شود. برای مثال اگر این قسمت را با عبارت « پشتیبانی آذرآنلاین » پر کنیم، کاربرانی که به [email protected] ایمیل ارسال می‌کنند، پاسخی از طرف [email protected] با نام « پشتیبانی آذرآنلاین » دریافت خواهند کرد.
• Subject: در این بخش، موضوع یا سابجکت ایمیلی که به صورت اتوماتیک به کاربران ارسال خواهد شد را معین می‌کنیم. برای مثال، عبارت «با تشکر، ایمیل شما دریافت شد» را در این فیلد تایپ می‌کنیم.
• This message contains HTML : حتما ایمیل برخی از شرکت‌ها را دیده‌اید که بسیار شیک و حاوی عکس و لوگو هستند را دریافت کرده‌اید. این ایمیل‌ها از طریق کدهای html ساخته و پرداخته می‌شوند. اگر متن ایمیل شما حاوی عکس، طرح‌های گرافیکی، لینک سایت و غیره است و به طور کلی حاوی کد HTMLاست، تیک این گزینه را بزنید.
• Body: این بخش اصلی‌ترین قسمت ایمیل یعنی متن ایمیل است. در این بخش، متن ایمیلی که می خواهید به صورت خودکار به کاربران ارسال شود را وارد کنید. در این قسمت، برای زیباتر شدن و موثر واقع شدن ایمیل خود، قادر هستید از یک سری مقادیر پیش فرض استفاده کنید:
• %subject% : اگر مقدار %subject% را در قسمت Body یا متن ایمیل وارد کنیم، موضوع ایمیلی که کاربر ارسال کرده را در متن ایمیل خود قرار خواهیم داد.
• %from% : اگر مقدار %from% را در قسمت Body یا متن ایمیل وارد کنیم، نام ارسال کننده ایمیل را در متن ایمیل خود قرار خواهیم داد.
• %email% : اگر مقدار %email% را در قسمت Body یا متن ایمیل وارد کنیم، آدرس ایمیل کاربر را در متن ایمیل خود قرار خواهیم داد.
• Start: این بخش از ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل، مربوط به زمان شروع پاسخگویی خودکار به ایمیل‌های دریافتی است.

اگر گزینه immediately  را انتخاب کنیم، به محض اینکه کار ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل توسط ما به پایان رسید، هر کاربری که ایمیل ارسال کند، پاسخ اتوماتیک ما را دریافت خواهد کرد. اگر گزینه custom را انتخاب کنیم، می‌شود تاریخی را انتخاب کنیم که شروع پاسخگویی اتوماتیک به ایمیل‌ها از آن تاریخ آغاز شود.

• Stop : این بخش از ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل، مربوط به زمان پایان پاسخگویی خودکار به ایمیل‌های دریافتی است. اگر گزینه never را انتخاب کنیم، تا زمانی که پاسخگویی خودکار توسط ما حذف نشود، ایمیل کاربران به صورت اتوماتیک پاسخ داده خواهد شد؛ اما اگر گزینه custom را انتخاب کنیم، قادر هستیم تاریخی را انتخاب کنیم که به محض رسیدن به آن تاریخ، پاسخگویی خودکار ایمیل توسط سیستم پایان یابد.

تنظیمات بالا را با دقت انجام داده و ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل را برای خود شخصی سازی کنید. سپس روی دکمه Create/Modify کلیک کنید تا ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل تکمیل شود.

پیغامی با متن «The autoresponder “[email protected]” was successfully created» با رنگ سبز برای شما به نمایش در خواهد آمد. این پیغام به معنای موفقیت‌آمیز بودن ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل است.

اکنون کار نحوه پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل به پایان رسیده است. این امکان وجود دارد که تعداد زیادی ایمیل در هاست خود بسازید و به هر کدام، تنظیمات متفاوتی در خصوص پاسخدهی خودکار تخصیص دهید.

 لازم به ذکر است برای تغییر در تنظیمات انجام شده، کافی است از منو Email  به قسمت Autoresponders  بروید، پاسخگویی خودکار مورد نظر را انتخاب کنید و دکمه Modify  را فشار دهید.

ویژگی‌های ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل

پاسخگویی خودکار به ایمیل‌های دریافتی کاربران و مشترکان خود، مزایای زیادی دارد. در ادامه لیست برخی از این مزایا را با هم مرور خواهیم کرد:

• برقراری ارتباط پایدار با مشتریان و کاربران سایت یا کسب و کار شما
• سرعت بخشیدن به پاسخگویی به مشتریان و در نتیجه ارتقا کیفیت پاسخگویی از طریق ایجاد حس ارزشمندی در کاربر
• کاهش نیاز استفاده از اپراتورهای آنلاین
• استفاده از ایمیل‌های زیبا و شکیل جهت جذب کاربران به وب سایت یا محصول خاصی از شرکت شما
• کاهش خطا در ارسال پیام

خلاصه مطلب

امروزه بسیاری از شرکت‌ها، سازمان‌ها و یا افراد، از طریق ایمیل با کاربران خود ارتباط برقرار می‌کنند و از محصولات یا خدمات خود پشتیبانی می‌کنند. ایمیل یکی از امن‌ترین مکان‌ها برای تبادل نظر، انتقاد و پیشنهاد است که پیام‌های ارسالی و دریافتی برای همیشه باقی می‌ماند.

در این مقاله، به جهت استفاده روزافزون از کنترل پنل هاست سی پنل، آذرآنلاین بر آن شد تا نحوه ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها در هاست سی پنل به صورت کامل به شما کاربران آموزش دهد. علاوه بر آموزش گام به گام تنظیمات به صورت تصویری، به بررسی مزایا و ویژگی های پاسخگویی خودکار به ایمیل‌ها پرداخته شد.

 امیدواریم از این مقاله کاربردی، حداکثر استفاده را برای برقراری ارتباط بیشتر و موثرتر با مشتریان و کاربران سایت خود برده باشید.