ایمیل به عنوان یکی از اجزای جدانشدنی تکنولوژی، جای خود را به‌خوبی میان کاربران فضای مجازی باز کرده و تقریباً برای تمام افراد دنیا شناخته شده است. می‌توان گفت در این دنیایی که روزبه‌روز بیشتر با تکنولوژی آمیخته می‌شود، کمتر کسی وجود دارد که نداند ایمیل چیست. اکثر ما به‌عنوان کاربران فضای مجازی، تنها شناختی که از ایمیل داریم، این است که می‌توان با آن با بقیه افراد ارتباط برقرار کرد و عکس، فیلم و فایل فرستاد. اگر شما هم از افرادی هستید که دوست دارید بدانید ایمیل واقعاً چیست و چرا در این حد محبوب شده است، حتماً تا انتهای مقاله با ما همراه باشید. اگر علاقه دارید در مورد ساخت ایمیل در پلتفرم‌های مختلف اطلاعات کافی بدست آورید توصیه می‌کنیم محتوای "ایمیل‌ها را چگونه بسازیم؟" را مطالعه کنید.
ایمیل email چیست؟
رایانامه یا همان نامۀ الکترونیکی (method of electronically exchanging digital messages between people over a network) به راه ارتباطی الکترونیکی که در سال 1970 برای برقراری ارتباط با سرعتی بیشتر از نامه و تلگراف اختراع شد و شیوه برقراری ارتباط را بین مردم تغییر داد، ایمیل گفته می‌شود. ری تامنیسلسون پدر سیستم ایمیل شناخته می‌شود که اولین بار چنین زمینه‌ای را برای برقراری ارتباط ایجاد کرد. حتماً تاکنون برایتان این سؤال پیش آمده است که چرا نام «ایمیل» را روی این راه ارتباطی گذاشته‌اند؟ در جواب باید گفت کلمه mail در email به معنای پست و پیشوند e به معنای الکترونیکی بودن آن است. در آن زمان که ارتباطات از طریق نامه و تلگراف برقرار می‌شد، یک پیشوند e به معنای الکترونیکی به اسم mail اضافه شد و به این معنی است که برخلاف نامه یا تلگراف برای استفاده از آن نیازی به کاغذ یا نامه نیست و به شکل الکتریکی ارسال می‌شود.
email به‌جای نامه، کاغذ و قلم برای ایجاد و ارسال شدن به آدرس ایمیل و یک ارتباط اینترنتی نیاز دارد. اگر بخواهیم کمی تخصصی‌تر و علمی‌تر به ایمیل نگاه کنیم و توضیح آن را ارائه دهیم، باید بگوییم ایمیل روشی برای ردوبدل کردن پیام از یک سیستم به سیستم دیگر است. جالب است بدانید استفاده از ایمیل در ابتدا محدود به کاربرانی بود که از یک کامپیوتر استفاده می‌کردند و کاربران برای این‌که بتوانند ایمیل‌ها را دریافت کنند، باید آنلاین بودند، اما باگذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی، کارکرد ایمیل تغییر زیادی کرد و همه ما می‌دانیم اکنون عملکرد ایمیل چه تفاوت‌هایی با زمان شکل‌گیری آن دارد. همچنین بد نیست بدانید ایمیل سرویس‌های ارائه‌دهنده زیادی مانند جیمیل، یاهو، اوت لوک، زوهو و این باکس دارد که هرکدام درنهایت یک کار مشابه را که همان ارسال ایمیل است، انجام می‌دهند.
اهمیت email در دنیای مدرن
ایمیل در دنیای مدرن تبدیل به یکی از ضروری‌ترین راه‌های ارتباطی شده است و نبود آن می‌تواند کسب‌وکارها و زندگی روزمره را مختل کند. میلیاردها ارتباط روزانه به‌وسیله ایمیل انجام می‌شوند که در صورت به وجود آمدن اختلال کوچکی در آن، بخش عظیمی از ارتباطات جهانی می‌توانند دچار مشکل شوند. صرف‌نظر از تمام این موضوعات که همه افراد از آنها آگاهی دارند، در ادامه مطلب قصد داریم نگاهی داشته باشیم به تعدادی از مهم‌ترین مؤلفه‌هایی که باعث این اندازه محبوبیت ایمیل شده‌اند.
امنیت بالا
کسب‌وکارهای مختلف و مشاغلی که برای برقراری ارتباط از ایمیل استفاده می‌کنند، می‌توانند بدون نگرانی از فاش شدن اطلاعات محرمانه و نقص سیاست‌های امنیتی خود روی ایمیل حساب باز کنند. علاوه بر این، ایمیل نسبت به اکثر روش‌های دیگر برقراری ارتباط سرعت بسیار بالایی دارد و نیاز اکثر افراد و سازمان‌ها را برای ردوبدل کردن سریع داده‌ها تأمین می‌کند.
دسته‌بندی آسان
یکی دیگر از دلایل اهمیت ایمیل این است که اکثر ایمیل‌ها یک نوار عنوان دارند. این قابلیت به افراد کمک می‌کند محتوای درون ایمیل را به‌راحتی بفهمند و سپس بعد از باز کردن آن، به‌آسانی آن را در دسته‌بندی مربوطه قرار دهند. این قابلیت به صرفه‌جویی در زمان موردنیاز برای بررسی ایمیل‌ها کمک شایانی می‌کند. علاوه بر این، ایمیل‌هایی را که مهم نیستند یا به هر دلیلی نمی‌خواهید آنها را مشاهده کنید، می‌توانید به‌سادگی وارد پوشه‌ای به اسم هرزنامه یا spam قرار دهید.
سرعت بالا
سرعت ایمیل بسیار بیشتر از چیزی است که بخواهد با سرعت چت در اپلیکیشن‌های دیگر مقایسه شود. گفته می‌شود هنوز هیچ ابزاری برای برقراری ارتباط با این سرعت ساخته نشده است.
سرویس‌دهنده‌های معروف ایمیل
سرویس‌دهنده‌های مختلف زیادی در جهان وجود دارند که خدمات ارسال و دریافت ایمیل را در فضاهای مختلف به کاربران ارائه می‌دهند. معروف‌ترین و محبوب‌ترین آنها سرویس ایمیل گوگل جیمیل (Gmail) است که تقریباً اکثر کاربران ایمیل از این سرویس استفاده می‌کنند. جیمیل (Email service developed by Google) در رتبه اول نسبت به سرویس‌دهنده‌های دیگر قرار دارد. اگر بخواهیم سرویس‌دهنده‌های دیگر را از رتبه دوم تا دهم به ترتیب رتبه نام ببریم، چنین فهرستی ایجاد می‌شود:
- Yahoo Mail
- Outlook (اگر علاقه دارید با این نوع ایمیل آشنا شوید می‌توانید "محتوای Outlook چیست؟" را مطالعه کنید.)
- Zoho
- GMX
- AOL
- Yandex
- Inbox
- Hushmail
موارد استفاده ایمیل
حالا که به ماهیت ایمیل پی بردیم و تعدادی از مهم‌ترین دلایل اهمیت آن را بررسی کردیم، نوبت به موارد استفاده آن می‌رسد. افراد در چه مواردی می‌توانند از ایمیل استفاده کنند و این ابزار برقراری ارتباط برای چه افرادی مناسب است؟
برقراری ارتباط هر زمان و مکان
یکی از مهم‌ترین موارد استفاده ایمیل که احتمالاً بیشتر از موارد دیگر موردتوجه کاربران قرار می‌گیرد، این است که شما می‌توانید در هر زمان و هر مکانی که هستید با فرد موردنظر ارتباط برقرار کنید، به او ایمیل بفرستید و طرف مقابل نیز هر زمان که راحت بود ایمیل شما را پاسخ دهد. این قابلیت ایمیل باعث می‌شود وقت و موقعیت افراد مورداحترام قرار گیرد و از دریافت پیام‌های غیرضروری در مواقعی که افراد نمی‌خواهند، جلوگیری شود.
رایگان بودن
برقراری ارتباط با افراد در گوشه و کنار دنیا بدون داشتن هیچ شماره و آدرسی از آنها گاهی اوقات می‌تواند پرهزینه باشد اما ایمیل این دردسر را برایمان از میان برداشته است و به همین دلیل می‌توانیم با افراد در سراسر دنیا به‌راحتی و بدون پرداخت هزینه ارتباط برقرار کنیم.
استفاده‌های متفاوت
ایمیل می‌تواند بسته به شرایط شما و هدفتان از استفاده این ابزار برقراری ارتباط، برای اهداف زیادی مورداستفاده قرار گیرد. همچنین می‌تواند به‌عنوان وسیله‌ای برای برقراری ارتباط، کمک به تیم، برای پیروی از دستورالعمل‌هایی که الزامی هستند، پیدا کردن مسیر در نقشه برای مسافرت و موارد بسیار دیگری به کار رود.
بهره‌گیری ازلحاظ آموزشی
اگر بخواهیم از دید آموزشی یا شغلی به استفاده‌های ایمیل نگاه کنیم، به مواردی مانند استفاده ایمیل برای مطلع کردن متقاضیان از پذیرش یا رد شدن درخواست یا پیشنهادهای شغلی برمی‌خوریم.
مزایای ایمیل
یکی دیگر از جنبه‌های ایمیل که قصد داریم به بررسی آن بپردازیم، مزایای آن است. البته این ابزار برقراری ارتباط می‌تواند مزایای زیادی را به هرکدام از اقشار جامعه ارائه دهد که در ادامه به مهم‌ترین آنها اشاره می‌کنیم.
نیاز نداشتن به کاغذ و قلم
شاید مهم‌ترین مزیتی که از قبل از موارد دیگر به ذهنمان خطور می‌کند، این است که استفاده از ایمیل نیازی به قلم و کاغذ ندارد. اسناد و دستورالعمل‌های مهم می‌توانند از طریق ایمیل برای فرد یا افراد موردنظر به شکل هم‌زمان ارسال شوند. این مزیت می‌تواند محیط کار را بسیار مرتب و تمیزتر نگه دارد و همچنین به محیط‌زیست آسیبی وارد نمی‌کند.
تاریخچه ایمیل
یکی دیگر از مزایای ایمیل که آن را از سایر پیام‌رسان‌های دیجیتالی متمایز کرده است، تاریخچه آن است. با استفاده از تاریخچه ایمیل دیگر نیازی نیست برای جستجوی یک ایمیل خاص، بین هزاران ایمیل شروع به گشتن کنید. تنها کافی است تاریخ آن را وارد کنید تا در کسری از ثانیه ایمیل موردنظر نمایش داده شود.
قرار دادن پیام هشدار برای ایمیل‌ها
یکی دیگر از مزایایی که استفاده از ایمیل به کاربران آن ارائه می‌دهد این است که می‌توانند برای هر ایمیل یک پیام هشدار خاص تنظیم کنند. علاوه بر این، شما می‌توانید برای هر ایمیل یک زمان‌بندی خاص تنظیم کنید تا سر موعد مقرر برای افراد مشخص شده ارسال شود. به این ترتیب می‌توانید به‌راحتی کارهای واجب خود را انجام دهید و خیالتان از بابت دریافت ایمیل توسط افراد مشخص شده راحت باشد.
پاسخ‌های از پیش تعیین شده
آخرین مزیت استفاده از ایمیل که می‌خواهیم آن را ذکر کنیم این است که افراد می‌توانند پاسخ‌های از پیش تعیین‌شده‌ای را برای ایمیل‌های خاص قرار دهند تا ضمن صرفه‌جویی در زمان، دیگر نیازی به سر زدن دائم به ایمیل و پاسخ جداگانه به ایمیل‌ها نداشته باشند.
سخن نهایی
ایمیل به‌عنوان یکی از پرطرفدارترین ابزارهای برقراری ارتباط الکترونیکی، اهمیت ویژه‌ای برای کاربران آن در سراسر دنیا دارد. گاها برای افزایش امنیت و جلوگیری از ورود اسپم به صندوق ورودی می‌توان از سرویس ایمیل موقت استفاده کرد که در محتوای "آموزش ساخت ایمیل یک بار مصرف" به صورت کامل و جامع در مورد نحوه ساخت ایمیل موقت صحبت کرده‌ایم. این ابزار از چنان عملکرد بی‌نظیر و بی‌نقصی برخوردار است که تنها ایجاد اختلال بسیار کوچکی در آن می‌تواند بخش عظیمی از ارتباط را در سراسر جهان و انواع کسب‌وکارها و سازمان‌ها مختل سازد.
